Rechnungen

 

Der Inhalt und die Gestaltung einer Rechnung unterliegen verschiedenen rechtlichen und steuerlichen Vorschriften.

Hier erhalten Sie einige Informationen, was Sie bei der Rechnungsgestaltung beachten sollten.

 

» Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen gegenüber Unternehmen

Ein Unternehmer ist stets verpflichtet eine Rechnung auszustellen, soweit er die Leistung gegenüber einem Unternehmer oder einer juristischen Person erbringt.

» Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen gegenüber Privatpersonen

An Privatpersonen ist eine ordnungsgemäße Rechnung zu stellen, wenn eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird.

Solche Leistungen sind z.B.

  • Alle Arten von Bauleistungen
  • Reparaturen, Wartungsarbeiten
  • Reinigungsarbeiten
  • gärtnerische Leistungen

Hinweispflicht

Der private Auftraggeber hat die Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren. Der leistende Unternehmer ist verpflichtet, den privaten Auftraggeber in der Rechnung auf seine Aufbewahruingspflicht hinzuweisen. Der Hinweis kann z.B. lauten: "Der private Leistungsempfänger hat diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren."

Die Hinweispflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen.

» Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Die Vollständigkeit der Rechnungsangaben ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Kunden.

Bei unvollständigen Rechnungen kann der Kunde die Zahlung verweigern, bis eine vollständige Rechnung vorliegt. Dies kann negative Auswirkungen auf Forderungslaufzeiten und Liquidität haben.

Folgende Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungs-Nr.)
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung, sofern dieser feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist
  • Aufschlüsselung des Entgelts (Nettobeträge) nach einzelnen Umsatzsteuersätzen bzw. -steuerbefreiungen (nur wenn die enthaltenen Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen)
  • jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • den anzuwendenden Umsatzsteuersatz
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten die USt.-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

» Zeitpunkt der Lieferung / Leistung

Als Zeitpunkt kann auch der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wurde.

Hinweis zu Bauleistungen:

Eine Bauleistung gilt erst mit Fertigstellung bzw. Abnahme als ausgeführt. Dieser Zeitpunkt bzw. der entsprechende Kalendermonat ist auf der Schlussrechnung anzugeben.

» Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. Der Antrag kann online oder schriftlich formlos unter Angabe des umsatzsteuerlich zuständigen Finanzamtes gestellt werden.

» Webseite des Bundeszentralamtes für Steuern

Postadresse:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

» Kleinbetragsrechnungen (bis 150 €)

Rechnungen deren Betrag 150 € (seit 1.1.2007) nicht übersteigt, müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung / Leistung
  • Entgelt und darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe
  • anzuwendenden Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung

» Umkehrung der Steuerschuld bei Bauleistungen

Die Umsatzsteuerschuld geht vom leistenden Unternehmer auf den Auftraggeber über, wenn

  • es sich um eine Bauleistung handelt und
  • der Auftraggeber ein Unternehmer ist, der selbst auch Bauleistungen erbringt.

Für die Rechnung gelten dann folgende Besonderheiten:

  1. Netto-Rechnung: Der leistende Unternehmer stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer.
  2. Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld: Der leistende Unternehmer muss den Auftraggeber in der Rechnung darauf hinweisen, dass er die Umsatzsteuer für die an ihn erbrachte Bauleistung schuldet. Der Hinweis kann z.B. lauten: "Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer nach § 13b Abs. 2 Satz 2 UStG."

» Mehr Informationen zu Umsatzsteuer bei Bauleistungen

» Frist zur Ausstellung der Rechnung

Alle Rechnungen (sowohl an private Auftraggeber wie auch an Unternehmer) sind innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung (bei Werklieferungen ist dies regelmäßig der Zeitpunkt der Fertigstellung bzw. Abnahme) zu stellen.

Bei Versäumen dieser Frist kann eine Ordnungswidrigkeit vorliegen.








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